ワイン会の運営について

 

ワイン会の運営についてのマニュアルです。写真も含めて、順次追記していきます。

 (2018/12/19更新)

1ワイン会前日までの準備

 

・お店との交渉

・お店にワインを送る

・備品の準備

・ワインリストの印刷

 

お店との交渉とワインの郵送は佐藤が行います。

 

2当日の準備

 

・参加者リストの印刷

佐藤から送られてくる参加者リストをA4で印刷2枚印刷

 

・以下の備品をスーツケース等に詰める

ワインリスト

参加者リスト

ラベルシール

おつり

サインペン

ボールペン

修正ペン(番号シールでも可)

ワインオープナー

フォイルカッター

オープナーケース

トーション(フキン)

ウォークマン等の音源

ワインボトルケース(ワイン持ち帰り用)

追加のワイン

(アイスペル)

3ワイン会の現地に着いたら

 

運営者は原則スタッフ集合の1時間前に近くに(電車の遅延等がある為)、スタッフ集合の30分前に会場入り。

 

運営者は以下を行う

 

1会場レイアウトの確認

2ウェルカムワインを冷やす

3スタッフを集めて指示を出す

 

・ワインに番号シールを貼る(佐藤から購入ワインリストが送られてくる)

・参加者リストの追加(佐藤からLINEで届く)

・音源のセット

・段ボールのワインの整理

・水を買ってくる指示

 

1、2、3の順に優先で行う。ウェルカムワインは必ず冷えてなければならない。

 

【ワインの冷やし方】

ウェルカムワインについては、氷に水を少し入れても良い。それ以外のワインは原則氷のみ。

 

水を入れて水冷にした方が冷えるが、ワインクーラーの水が増えると、ワインが倒れて水が入ってしまう。パーティ中は、水が多くなったワインクーラーの水を捨てる。予備で冷やす用は水冷で大丈夫。

 

【例】

ワインが10種類の場合

1~4 泡(1はウェルカム兼用)

5~7 白

8~10 赤

+サングリア、ソフトドリンク

 

乾杯前

 

ワインクーラー① 1ウェルカム(水冷)

ワインクーラー➁ 1、2

ワインクーラー③ 3,4

ワインクーラー④ 5,6,7

ワインクーラー⑤ 予備を冷やす(水冷)

 

乾杯後

ワインクーラー① 1,2

ワインクーラー➁ 3,4

ワインクーラー③ 5,6,7

ワインクーラー④ ソフトドリンク、サングリア(水冷でも可)

ワインクーラー⑤ 予備を冷やす(水冷)

 

4スタッフへの指示

 

スタッフには以下の事の指示を出す。

 

・グラスにラベルシールを貼る

・スタッフの時間割を提示

・受付開始時の割り振り

 

受付開始時に必要な人数は、受付、エスコート、グラス担当、ウェルカムサーブ、最低4人。

 

5受付開始~乾杯まで

 

・運営者は全体の導線が機能しているかをチェックする

 

【全体の導線】

受付~クローク~グラス渡し~ウェルカムワインの提供

 

・受付にイレギュラーが無いかの確認

・場合によっては早く来たお客様の接待

・ワインが冷えてるかのチェック

・乾杯の音頭

乾杯については、パーティーの説明や注意事項の説明、盛り上がる乾杯をする。

・10分前に全てのワインを開ける

 

6乾杯~30分

 

・最初はワインサーブが忙しいので、ワインサーブスタッフのサポート。

・予備のワインを冷やす(場合によってはスタッフに任せるのも可)

・受付の締め

 

受付は30分で締める。来場者の人数を確認(余裕があれば来場者と現金に整合が取れているかの確認)。確認後受付スタッフから、運営者、佐藤にそれぞれLINEで受付票の写真を送る。現金については運営者が責任をもって管理(放置しない)。締めた時点でのリストの写真を撮り、佐藤へLINEで送る。

 

【ワインを冷やす導線】

基本的には、ワインクーラー4つをサーブテーブル上に。1つを裏で予備のワインを冷やす用に使う。テーブル上のワインの補充は、必ず予備のクーラーを経由して、冷えているものを補充する。

 

7パーティー中~終了30分前まで

 以下の事に気を付ける

 

・スタッフが円滑に回っているか。

・テーブルの配置が適正か。場合によってはテーブルの位置を微調整。

・ワインが常に冷えているか。

・テーブルが散らかっていないか(食べかけのものは、終了30分前位までは放置でよい。使わなくなった皿、おしぼり、ゴミを片付ける)

・お客様が楽しめているか(場合によっては運営者が接待。優先順位は低い)

・運営者は終了30分前までは食事は食べない。確実に余る状況なら食べても良い。

 

運営者はお酒に飲まれてはいけない。常に会場の状況に気を配る。

 

8パーティー終了30分前から

 

終了30分前から開けるかどうかの判断をする。泡、赤、白と、場面から無くなってはいけないが、余り過ぎるのも良くない。終了時に、各ワインの種類ごと(赤・白・泡)に、ボトル半分~3分の1程度残っているのが理想。

 

終了間際はワインサーブをやや少なめにする。多く注いでも飲みきれない。

 

残り20分位から、ワインクーラーを片付ける。既に冷えているので、すぐには温まらない。

 

終了時間になったら終了のアナウンス。会場がかなり盛り上がっている事が多いので、しっかりとアナウンスをする。基本的には1本締めでメリハリをつける。

 

9パーティー終了後

 

終了後は、概ね20分程度で退店を促す。音楽の強弱を上手く使う。荷物の忘れ物が無いように念を押す。

不要になったグラスから1箇所に集める。残ってるワインはアイスペル等に捨てる。グラスのシールを全て剥がす。
スタッフにワインを配る。なるべく早くスタッフは開放してあげる。
余ったワインを宅急便で着払いで本社に送る。
送付先
神奈川県高座郡寒川町小谷2-4-7
一般社団法人ワインライフ

10後処理

 

来場人数と、売上額を計算し、佐藤にLINEで送る。受付を締めた後の追加もあるので、一応写真も佐藤に送る。

 

売り上げから運営委託費と経費を差し引いて、送金する。

 

送金先

楽天銀行 第二営業支店(支店番号252)

普通口座 7703886

一般社団法人ワインライフ