ワイン会、ワインパーティーの運営について

ワイン会の運営についてのマニュアルです。写真も含めて、順次追記していきます。

 

 (2019/4/11更新)

 

1.前日までの準備

・お店との交渉

・お店にワインを送る 

※お店との交渉とワインの郵送は佐藤が行います。

 

・ワインリストの印刷

・参加者リストの印刷

・スタッフ表の印刷

※前日までに佐藤がデータを送ります。

※スタッフ表は各自作成。なくても良いです。 

 

・備品の準備

 

金庫(以下中身)
ラベルシール
サインペン
ボールペン
ワインリスト
おつり

 

参加者リスト
スタッフ表
ガラスペン(番号シール)
ワインオープナー
フォイルカッター
オープナーケース
トーション
タオル
ワインボトルケース(ワイン持ち帰り)
アイスペル(ワイン捨てる)
ガムテープ
領収書
受付ボード
カッター

 

 

場合によって準備

※ジュース(当日購入)

※水(当日購入)
※追加ワイン
※追加グラス
※追加ワインクーラー
※音源

 

【ペン、シール、リスト用写真用紙】

 

ダイソーで購入

ワイン会 ペン シール 写真

 

【ガラスペン】

 

セリア、キャンドゥーで購入

ワインの番号を書く。ガラスに書けるもの。できればオシャレなピンク

 

番号シールでも可だが、ペンの方が使いやすい。ペンの場合は必ずワインの裏に書くこと。

ワイン会 ガラスペン

 

【オープナーケース】

 

オープナー、フォイルカッターを入れるのと、ワインを開けた時にでるごみを入れる。

ダイソーで購入

出来れば写真のものより、重ねれる物の方が、持ち運びしやすくて良い

ワイン会 オープナーケース

 

【受付ボード】

 

100均ならどこでも

A4対応で二つ折り出来るもの。

ワイン会 受付ボード

 

【トーション】

 

本社から郵送

再利用するので運営者が洗濯。汚れて使えなくなったら新しいのを使う。

 

【ワインオープナー、フォイルカッター】

 

使いやすいものを本社で用意

ワイン会 トーション

 

【ワインボトルケース 持ち帰り用】

 

本社から郵送

スタッフがワインを持ち帰るのに使う。忘れても大丈夫。


2.ワイン会の現地まで

運営者は原則スタッフ集合の1時間前に近くに(電車の遅延等がある為)、スタッフ集合の15分前に会場入り。 本当はスタッフ集合の30分前に店に入りたいが、店に嫌がられる。15分前なら誤差の範囲内なので、だいたいオッケー貰える。

 

(例 15:00乾杯 14:30受付開始の場合)

 

13:00近くに到着

13:45会場入り

14:00スタッフ集合

 

新幹線じゃないといけない遠方は、スタッフ集合の2時間前に現地に。

 

ジュースが必要な会場は、会場入りの前に買っていく。水は本数が多く重いので、スタッフ集合してから買ってきてもらう。


3.現地到着後の準備

運営者は以下の順番で作業を行う

 

1.会場レイアウトの確認・調整

2.段ボールのワインをすべて出す

3.ウェルカムワインを冷やす

4.スタッフを集めて指示を出す

5.受付リストの追加

 

↑ここまでは必ず受付開始前に終わらせる

 

6.ワインに番号を振る

7.その他のワインを冷やす

 

【1.会場レイアウトの確認】

 

出来ればスタッフが来るまでに行う。スタッフが来ても、終わるまで待たせて良い。うまく指示出来れば、スタッフにも手伝ってもらう。

 

優先順位は以下の通り。最悪椅子は全て準備が終わってからでも良い。

 

 1ワインブースの確定

 2テーブル配置

 3椅子配置

 

【2.段ボールのワインをすべて出す】

 

必ず、ワインは一度全て出す。番号を振りやすくするのと、整理して段ボールにしまうため。

 

ワインを出す場所は、極力ワインブース以外にする。この後の作業をしやすくするため。

 

箱から出したワインは、同じ種類ごとに並べる。可能であれば、泡、白、赤の種類ごとに並べると後で楽。

ワイン会 ワイン準備

 

箱から出すのはスタッフに手伝ってもらった方が良い。

 

指示例「このテーブルに、箱からワインを出して、同じ種類ごとに並べてください」

 

【3.ウェルカムワインを冷やす】

 

全て出したワインからウェルカムワインを見つけ出し冷やす。ウェルカムを冷やすクーラーには、氷と水を入れる。

 

目安としては50人で6本~7本。ワインクーラーは1個で足りる。

 

【4.スタッフを集めて指示を出す】

 

まず、スタッフを集めて自己紹介をしてもらう。その後、最初の配置の割り振りをする。

 

受付開始時は、以下の役割が必要。最低4人

 

・受付

・エスコート

・グラス

・ウェルカム

 

最初の割り振りをしたら、指示を出す余裕があれば、以下の事を支持する

 

・水とジュースを買ってきてもらう

・グラスにラベルシールを貼る

(運営者が番号を1本振った後)

・残りのワインに番号を振る

 

更に余裕があれば、ワインサーブの時間割を提示。

 

【5.受付リストの追加】

 

佐藤からLINEで送られてくるリストを追加。運営者は必ずスマホを所持していなければならない。

 

特に支払済は、絶対に追記しなくてはならない。

 

【6.ワインに番号を振る

 

佐藤から送られてくるリストを見て、ワインに番号を振る。

 

番号を振るのは、番号シール、ガラスペン、どちらでもよいが、慣れるまではガラスペンを推奨する。

 

並んでるワインの一番前を運営者が振り、残りはスタッフに任せても良い。

 

運営者が番号を振る時に、周りにスタッフがいると効率が落ちるので、離れてもらう。

ワイン会 番号振り

【7.その他のワインを冷やす

 

ウェルカムワインについては、氷に水を必ず入れる。

 

それ以外のワインは、状況を見て水を入れる。予備で冷やす用は水冷。

 

【例】

 

ワインが10種類、ワインクーラーが4つの場合

ウェルカム

1~4 泡 

5~7 白

8~10 赤

+サングリア、ソフトドリンク

 

乾杯前

ワインクーラー① ウェルカム(水冷)

ワインクーラー➁ 1、2

ワインクーラー③ 3,4

ワインクーラー④ 5,6,7

 

乾杯後

ワインクーラー① 1,2

ワインクーラー➁ 3,4

ワインクーラー③ 5,6,7

ワインクーラー④ 予備を冷やす(水冷) 


4.受付開始~乾杯まで

運営者は全体の導線が機能しているかをチェックする 。この時間を使って、やりきれなかった準備があれば行う。ワインの番号振りや、最悪椅子の配置など。

 

全て終わったら、ワインブースにある全てのワインを開ける。ワインクーラーに入ってるワインを、全て開けた方が良い。

 

【全体の導線】

受付~クローク~グラス渡し~ウェルカムワインの提供

 

・受付にイレギュラーが無いかの確認

・場合によっては早く来たお客様の接待

・ワインが冷えてるかのチェック

・乾杯の音頭

 

※乾杯は以下の事を伝える。

 

・簡単な自己紹介(司会の○○です)

・乾杯が終わったら、ワインの番号をスタッフに伝えてサーブしてもらう事。

・トイレの場所。

・荷物は自己管理となる事。

・交流を楽しむ会なので、乾杯したら、近くの方と自己紹介から積極的に話して頂きたいという事。

 

【受付のイレギュラー】

申し込みが無い人も、原則は受け付ける。受付をしたら、手書きで追記。その際、LINE登録の有無が分からなければ、LINE登録あり扱いで受け付ける。

 

事前決済については、必ず佐藤からLINEを送るので、慎重に対応。


5.乾杯~30分

・最初はワインサーブが忙しいので、ワインサーブスタッフのサポート。

 

・予備のワインを冷やす(場合によってはスタッフに任せるのも可)

 

・受付の締め

 

【受付の締め】

受付は30分で締める。来場者の人数を確認(余裕があれば来場者と現金に整合が取れているかの確認)。確認後、佐藤にLINEで受付票の写真を送る。現金については運営者が責任をもって管理(放置しない)。

 

パーティー終了後、再度最終のリストの写真を撮り、佐藤へLINEで送る。

 

【ワインを冷やす導線】

 

基本的には、ワインクーラー3つをサーブテーブル上に。1つを裏で予備のワインを冷やす用に使う。テーブル上のワインの補充は、必ず予備のクーラーを経由して、冷えているものを補充する。

 

冷やす導線をスタッフに伝えておけば、冷やすのを任せても大丈夫。


6.パーティー中~終了30分前まで

以下の事に気を付ける

 

・スタッフが円滑に回っているか。

・テーブルの配置が適正か。場合によってはテーブルの位置を微調整。

・ワインが常に冷えているか。

・テーブルが散らかっていないか(食べかけのものは、終了30分前位までは放置でよい。使わなくなった皿、おしぼり、ゴミを片付ける)

・お客様が楽しめているか(場合によっては運営者が接待。優先順位は低い)

・運営者は終了30分前までは食事は食べない。確実に余る状況なら食べても良い。

 

運営者はお酒に飲まれてはいけない。常に会場の状況に気を配る。 


7.パーティー終了30分前から

終了30分前からワインを開けるかどうかの判断をする。泡、赤、白と、場面から無くなってはいけないが、余り過ぎるのも良くない。終了時に、各ワインの種類ごと(赤・白・泡)に、ボトル半分~3分の1程度残っているのが理想。

 

終了間際はワインサーブをやや少なめにする。多く注いでも飲みきれない。

 

残り20分位から、ワインクーラーを片付ける。既に冷えているので、すぐには温まらない。

 

終了時間になったら終了のアナウンス。会場がかなり盛り上がっている事が多いので、しっかりとアナウンスをする。基本的には1本締めでメリハリをつける。

 

【終了アナウンス】

かなり盛り上がってる状態なので、一旦注目させないと上手く締まらない。

 

例.

はい。盛り上がってるところですが、お時間になりましたので締めさせて頂きます。

そろそろ締めさせて頂きます。

そろそろ締めさせて頂きます。

 

(大きい声で)

はい。それでは締めますので、皆さんご起立をお願いします。

 

本日はありがとうございました。最後に一点、荷物の忘れ物だけ気を付けてください。最後に一本締めで締めますので、ご協力をお願いします。


8.パーティー終了後

終了後は、概ね20分程度で退店を促す。音楽の強弱を上手く使う。荷物の忘れ物が無いように念を押す。

 

不要になったグラスから1箇所に集める。残ってるワインはアイスペル等に捨てる。グラスのシールを全て剥がす。

 

スタッフにワインを配る。なるべく早くスタッフは開放してあげる。

 

お店への支払い。
余ったワインを宅急便で着払いで本社に送る。

 

送付先
〒253-0103
神奈川県高座郡寒川町小谷2-4-7
一般社団法人ワインライフ 

9.後処理

来場人数と、現金売上額を計算し、佐藤にLINEで送る。受付を締めた後の追加もあるので、リストの写真も佐藤に送る。

 

精算書を作成し、送金する。

 

精算書は遅れても良いが、送金は翌日中に必ず行う。